Wanneer u inschrijft op een aanbesteding, wordt van u verwacht dat u heel zorgvuldig werkt. Stel: u vergeet de gevraagde digitale versie van uw inschrijving toe te voegen. Moet u deze onzorgvuldigheid bekopen met een ongeldige inschrijving of mag u deze fout nog herstellen?

Deze vraag lag recent voor aan de rechtbank in Den Haag. In deze zaak had de gemeente Den Haag een nationale openbare aanbesteding uitgeschreven voor de vervanging van de riolering. Het gunningscriterium was de laagste prijs. Diverse partijen schreven hierop in, waaronder Dura Vermeer en […] Infra.

Gunning opdracht

Na het openen van de enveloppen bleek dat Infra zich had ingeschreven met een som van € 3.772.000 en Dura Vermeer met een som van € 3.770.000. Ook werd duidelijk dat Dura Vermeer had verzuimd een digitale inschrijvingsstaat te overleggen, zij had namelijk geen usb-stick toegevoegd aan de stukken. Bij het openen van de enveloppen werd de inschrijving van Dura Vermeer daardoor direct terzijde gelegd. Aangezien Infra nu de laagste prijs had, verzocht de gemeente Infra de bewijsstukken toe te sturen.

In de dagen erna volgde de gebruikelijke publicatie van het proces-verbaal van de aanbesteding via Tenderned. Bij die publicatie werd echter vermeld dat het ontbreken van de usb-stick bij de inschrijving van Dura Vermeer niet als een niet-herstelbare fout wordt gezien.

Waarom? In de aanbestedingsleidraad staat vermeld dat de papieren versie leidend is en deze is wél volledig door Dura Vermeer ingediend. Bovendien leidt het herstellen van de fout niet tot een inhoudelijke wijziging, aldus de gemeente. Dura Vermeer kreeg zodoende alsnog het verzoek om als winnende inschrijver de bewijsstukken aan te leveren.

Terecht of onterecht?

Mocht de gemeente Den Haag op deze manier handelen? Infra meende van niet en spande daarom een kort geding aan. Zij verzocht de rechtbank daarbij om het werk alsnog aan haar te gunnen. Dura Vermeer voegde zich als belanghebbende partij in de procedure. De rechtbank boog zich in de procedure over de volgende vragen: diende de inschrijvingsstaat bij het openen van de enveloppen op straffe van uitsluiting in digitale vorm aanwezig te zijn? En mocht de onvolledige inschrijving van Dura Vermeer worden aangevuld?

Van een uitsluiting kon volgens de rechtbank geen sprake zijn. Dit volgde immers niet uit de aanbestedingsstukken. Maar, mocht Dura Vermeer haar fout nog wel herstellen? Of zorgde het vergeten van de usb-stick ervoor dat de inschrijving ongeldig werd? Om deze vragen te beantwoorden verwees de rechtbank naar de vaste rechtspraak van het Hof van Justitie (HvJ EU 29 maart 2012, zaak C-599-10, SAG). Het Hof van Justitie oordeelde al eens eerder dat de regels van gelijke behandeling en transparantie zich verzetten tegen de mogelijkheid dat een inschrijver zijn inschrijving na het sluiten van inschrijvingstermijn nog wijzigt of aanvult. Op dit uitgangspunt is volgens het Hof echter wel een uitzondering mogelijk. Van zo’n uitzondering kan sprake zijn indien de wijziging of aanvulling niet leidt tot een nieuwe inschrijving. Het moet in dat geval dus gaan om kennelijk, geringe en gemakkelijk te herstellen vergissingen.

Uitspraak

Van zo’n gemakkelijk te herstellen vergissing was volgens de rechtbank in dit geval sprake. Dura Vermeer had haar inschrijvingsstaat namelijk reeds schriftelijk ingeleverd, zodat geen sprake kon zijn van een inhoudelijke wijziging van de inschrijving. Bovendien was in de aanbestedingsstukken ook bepaald dat de schriftelijke inschrijving leidend was boven de digitale. Dura Vermeer mocht haar fout dus terecht herstellen.

Is uw inschrijving ongeldig verklaard, maar twijfelt u of u niet ook de kans moet krijgen deze fout te herstellen? Neem bij deze of soortgelijke vragen gerust contact met ons op. Wij helpen u graag verder.

Benieuwd naar de gehele uitspraak? De uitspraak vindt u op de website van Rechtspraak.nl.