Door: mr. Suzanne van Loon

Een overheidsaanbesteding doet het hart van de gemiddelde ondernemer vaak niet sneller kloppen. Veel papierwerk, ingewikkeld, formele procedures, ondoorzichtig en de hoog gestelde eisen worden gezien als struikelblokken.

Zonde! De overheid besteedt immers jaarlijks vele miljarden euro’s aan. Voor u als ondernemer liggen daar dus juist kansen. Voor het succesvol doorlopen van een aanbestedingsprocedure is het wel belangrijk dat u de spelregels kent.  In dit artikel treft u enkele tips en trucs aan, die u op weg helpen naar een succesvolle inschrijving.

Check publicatiemedia

Een overheidsaanbesteding met voorafgaande aankondiging moet worden gepubliceerd. Op internet zijn diverse bronnen te raadplegen, waarop aankondigingen van aanbestedingen worden gepubliceerd. Enkele websites:

– www.tenderned.nl
– www.aanbestedingskalender.nl
– www.aanbestedingenonline.nl

Ook op lokale websites van gemeenten of een andere aanbestedende dienst vindt publicatie van een aankondiging soms plaats.

De publicatieplicht via een van de media geldt niet, indien het gaat om een onderhandse aanbestedingsprocedure of een procedure zonder voorafgaande aankondiging. In dat geval stuurt de aanbestedende dienst de informatie gericht aan de vooraf geselecteerde gegadigden.

Stel vragen

Aanbestedingsstukken zijn niet altijd op alle punten even duidelijk. Ook komt het voor dat de stukken onjuistheden bevatten. In dergelijke gevallen wordt van u als ondernemer een pro-actieve houding verwacht. U mag alsdan niet stil blijven zitten, maar dient actief vragen te stellen aan de aanbestedende dienst. Het stellen van vragen is doorgaans ook als onderdeel in de aanbestedingsprocedure opgenomen, waarna de vragen en antwoorden worden gebundeld in een Nota van Inlichtingen. Deze Nota wordt aan alle gegadigden/inschrijvers toegezonden.

Stelt u pas vragen op een moment dat er al een voornemen tot gunning van de aanbestedende dienst ligt, dan bent u te laat. Uw vragen komen dan als mosterd na de maaltijd. In een rechterlijke procedure worden uw klachten over onduidelijkheden of onjuistheden dan ook niet gehonoreerd wanneer u deze al in een eerder stadium naar voren had kunnen brengen.

Te laat is ook echt te laat

Het inschrijven op een aanbesteding is aan strakke termijnen gebonden. Binnen de gestelde termijn dient uw inschrijving te zijn ingediend. Te laat inschrijven is een doodzonde. Dit leidt namelijk bijna altijd tot een ongeldige inschrijving.

Check en dubbel check

Een slordige inschrijver wordt hard gestraft. Het inschrijven op een aanbesteding vraagt om een hoge mate van zorgvuldig werken. Dit lijkt een open deur, maar juist op dit punt gaat het vaak onnodig verkeerd. Zijn alle bijlagen bij de inschrijving gevoegd? Zijn de vereiste verklaringen door de juiste persoon binnen de organisatie ondertekend? Een ongeldige inschrijving wegens een incomplete inschrijving wordt als snel aangenomen en is een hard gelag voor al het verrichte werk. Check dus alle formele en materiële eisen voordat de inschrijving de deur uitgaat.

Denk aan combinatievorming

Indien uw onderneming vanwege de gestelde criteria niet in aanmerking komt voor een opdracht staat u niet direct buiten spel. Het is namelijk mogelijk om als samenwerkingsverband met meerdere ondernemers in te schrijven. Deze zogenaamde combinatievorming schept de mogelijkheid om bijvoorbeeld met een concullega gezamenlijk in te schrijven. Dit vergroot de kansen op het verkrijgen van een overheidsopdracht.

Geef gevraagde verduidelijking op inschrijving

Nadat de inschrijvingen zijn ingediend, zal de aanbestedende dienst tot beoordeling van de inschrijvingen overgaan. Het is mogelijk dat de aanbestedende dienst stuit op onduidelijkheden in uw inschrijving naar aanleiding waarvan zij een nadere verduidelijking wenst. Het is raadzaam deze gevraagde verduidelijking te verstrekken. U dient er echter wel op bedacht te zijn dat het wijzigen of aanvullen van de inschrijving absoluut niet mogelijk is. Verduidelijken mag aldus, maar aanpassen absoluut niet.

Vraag tekst en uitleg bij afwijzing

Een afwijzingsbeslissing moet zorgvuldig worden gemotiveerd. Een aanbestedende dienst mag niet volstaan met de mededeling dat de opdracht niet aan u is gegund. Zonder enige motivering is het voor u nauwelijks mogelijk uw juridische positie te (laten) beoordelen. Vraag daarom bij een ongemotiveerde afwijzing zo snel mogelijk om tekst en uitleg.

15 dagen om in actie te komen

Indien de aanbestedende dienst in uw ogen ten onrechte in haar voorgenomen gunningsbeslissing kenbaar heeft gemaakt de opdracht aan een derde te willen gunnen, heeft u slechts 15 dagen de tijd om daartegen op te komen. De termijn van 15 dagen staat bekend als de Alcatel-termijn. Deze korte tijd gaat lopen, zodra u van de aanbestedende dienst de brief met de voorgenomen gunning heeft ontvangen. In het korte tijdsbestek dient u een kort geding procedure te starten, waarbij vertegenwoordiging door een advocaat verplicht is. Neemt u niet de juiste acties binnen 15 dagen, dan staat u met lege handen. De opdracht wordt dan namelijk definitief aan de derde gegund. Wacht daarom niet tot de 14de dag met het inwinnen van juridisch advies in geval van een afwijzing.
LET OP: De Nieuwe Aanbestedingswet verruimt de Alcatel-termijn tot 20 dagen. 

Positie bij gunning

Indien uw werk wordt beloond met een voorlopige gunningsbeslissing heerst er vaak een terechte euforie. Blijf echter wel alert op mogelijke acties van afgewezen inschrijvers. Indien deze namelijk binnen de termijn van 15 dagen hun afwijzing aanvechten, komt mogelijk ook uw positie in het gedrang. Om uw eigen positie te bewaken, kunt u zich als voorlopige winnaar voegen in een procedure die door de afgewezen inschrijver wordt aangespannen. Ook hier geldt een verplichte vertegenwoordiging door een advocaat.